Cam kết chất lượng khi bán & cho thuê máy photocopy chính hãng

Khi thuê máy photocopy cho doanh nghiệp, đừng chỉ nhìn vào giá thuê hàng tháng. Quan trọng nhất là phải tính tổng chi phí, chất lượng máy và trách nhiệm bảo trì. Doanh nghiệp nên lưu ý các điểm sau:

1. Xác định nhu cầu in ấn

Trước khi thuê, cần biết:

• Trung bình mỗi tháng in bao nhiêu bản?
• In đen trắng hay màu?
• Có cần photocopy 2 mặt, scan, in qua mạng không?
• Bao nhiêu nhân viên cùng sử dụng máy?
• Có cần máy tốc độ cao 30–60 trang/phút không?

Ví dụ, văn phòng in khoảng 10.000–20.000 bản/tháng có thể chọn máy photocopy công suất trung bình; doanh nghiệp in vài chục nghìn bản/tháng nên chọn dòng máy công suất cao để tránh quá tải.

2. Hỏi rõ giá thuê bao gồm những gì

Đây là vấn đề rất quan trọng. Một mức giá thuê thấp chưa chắc là phương án tiết kiệm.

Cần hỏi rõ:

• Giá thuê máy/tháng bao nhiêu?
• Có tính phí theo số bản in không?
• Mực có được miễn phí không?
• Drum, gạt, lô sấy và linh kiện có được thay miễn phí không?
• Giấy có nằm trong hợp đồng không?
• Phí sửa chữa có phát sinh không?

Nên yêu cầu bên cho thuê báo chi phí trọn gói để dễ dự toán ngân sách.

3. Kiểm tra tình trạng máy

Nếu thuê máy photocopy đã qua sử dụng, cần kiểm tra:

• Số bản đã chạy.
• Chất lượng bản photocopy thực tế.
• Khả năng kéo giấy.
• Bộ phận sấy.
• Drum và cụm từ.
• Khay giấy.
• Bộ nạp bản gốc tự động.
• Chức năng scan và in mạng.

Không nên chỉ nhìn hình ảnh hoặc ngoại hình máy. Hãy yêu cầu chạy thử máy trước khi ký hợp đồng.

4. Quan tâm đến tốc độ và công suất máy

Doanh nghiệp nên chọn máy phù hợp với khối lượng công việc.

Không nên thuê máy quá yếu chỉ vì giá rẻ, vì máy có thể phải hoạt động liên tục và dễ phát sinh lỗi.

5. Hợp đồng phải quy định rõ trách nhiệm bảo trì

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý.

Hợp đồng nên ghi rõ:

• Ai chịu trách nhiệm sửa chữa?
• Thời gian kỹ thuật có mặt khi máy hỏng?
• Có hỗ trợ tận nơi không?
• Mất bao lâu để xử lý sự cố?
• Nếu máy hỏng nặng có được đổi máy không?
• Linh kiện thay thế do bên nào chịu chi phí?

Một đơn vị cho thuê chuyên nghiệp nên có kỹ thuật hỗ trợ nhanh, đặc biệt đối với doanh nghiệp sử dụng máy hàng ngày.

6. Kiểm tra nguồn cung vật tư

Máy photocopy sử dụng thường xuyên sẽ cần mực và nhiều linh kiện hao mòn. Vì vậy cần hỏi trước về:

• Mực photocopy.
• Drum.
• Gạt drum.
• Từ.
• Lô ép.
• Lô sấy.
• Con lăn kéo giấy.

Nếu bên cho thuê cam kết miễn phí mực và linh kiện hao mòn, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành.

7. Chọn thương hiệu và model phù hợp

Các thương hiệu phổ biến như Ricoh, Canon, Toshiba, Fujifilm có nhiều dòng máy dành cho văn phòng và doanh nghiệp.

Tuy nhiên, không nên chọn chỉ vì thương hiệu. Cần xem xét thêm nguồn linh kiện, kỹ thuật viên và khả năng sửa chữa tại khu vực doanh nghiệp hoạt động.

8. Đọc kỹ điều khoản hợp đồng

Trước khi ký, cần kiểm tra:

• Thời hạn thuê.
• Tiền đặt cọc.
• Phí vận chuyển và lắp đặt.
• Điều kiện thanh lý hợp đồng.
• Phí phạt nếu chấm dứt sớm.
• Trách nhiệm khi máy bị hư hỏng.
• Điều kiện gia hạn hợp đồng.
• Điều khoản về số bản in tối đa nếu có.

9. Ưu tiên đơn vị có kỹ thuật tại địa phương

Đối với doanh nghiệp, máy photocopy hỏng có thể làm gián đoạn công việc. Vì vậy, ngoài giá thuê, nên ưu tiên đơn vị có đội ngũ kỹ thuật gần địa điểm sử dụng máy.

Nếu doanh nghiệp ở Quy Nhơn hoặc Gia Lai, có thể cân nhắc đơn vị cung cấp dịch vụ tại khu vực này để việc bảo trì, sửa chữa và thay vật tư thuận tiện hơn.

10. Tính tổng chi phí trước khi quyết định

Công thức đơn giản:

Tổng chi phí = Tiền thuê + phí bản in + mực + linh kiện + bảo trì + các chi phí phát sinh khác.

Một chiếc máy thuê 800.000 đồng/tháng nhưng phát sinh nhiều tiền mực, linh kiện và sửa chữa có thể đắt hơn một chiếc máy thuê 1–1,5 triệu đồng/tháng nhưng được bao trọn vật tư và bảo trì.

Kết luận

Đối với doanh nghiệp, phương án tốt nhất thường không phải là máy photocopy có giá thuê rẻ nhất, mà là máy có chi phí vận hành thấp, ổn định, phù hợp sản lượng và được hỗ trợ kỹ thuật nhanh.

Nếu thuê máy cho văn phòng, doanh nghiệp nên yêu cầu bên cho thuê báo rõ giá thuê/tháng + số bản dự kiến + mực + linh kiện + bảo trì + thời gian hỗ trợ khi máy lỗi trước khi ký hợp đồng.