Hướng dẫn bảo trì máy in, máy photocopy đúng cách – Quy trình chi tiết giúp máy hoạt động bền bỉ

Máy in và máy photocopy là những thiết bị gần như không thể thiếu tại văn phòng, trường học, doanh nghiệp, cửa hàng và các cơ sở kinh doanh dịch vụ in ấn. Tuy nhiên, sau một thời gian sử dụng, máy có thể xuất hiện nhiều vấn đề như kẹt giấy, bản in bị mờ, sọc đen, lem mực, phát ra tiếng kêu, máy chạy chậm hoặc báo lỗi.

Phần lớn những tình trạng này đều có thể hạn chế nếu máy được vệ sinh và bảo trì định kỳ đúng cách.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách bảo trì máy in và máy photocopy, từ những công việc người dùng có thể tự thực hiện đến các hạng mục nên giao cho kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

1. Vì sao cần bảo trì máy in và máy photocopy?

Bảo trì không đơn giản chỉ là lau chùi bên ngoài máy. Một quy trình bảo trì đúng cần kiểm tra cả đường giấy, hộp mực, cụm sấy, trống, con lăn, hệ thống quang học, khay giấy và các bộ phận cơ khí.

Nếu không bảo trì trong thời gian dài, bụi giấy và mực thừa có thể tích tụ bên trong máy. Khi đó, máy dễ gặp các hiện tượng:

• Kẹt giấy thường xuyên.
• Bản in bị sọc.
• Bản in xuất hiện chấm đen.
• Chữ bị mờ hoặc không đều.
• Mực bị lem.
• Máy phát ra tiếng kêu bất thường.
• Cụm kéo giấy hoạt động không ổn định.
• Máy nóng bất thường.
• Tốc độ in giảm.
• Tăng lượng giấy bị lỗi và hao phí vật tư.
• Tuổi thọ linh kiện giảm.

Đối với doanh nghiệp sử dụng máy với tần suất cao, việc bảo trì định kỳ còn giúp giảm thời gian máy ngừng hoạt động, tránh ảnh hưởng đến công việc.

2. Khi nào nên bảo trì máy in, máy photocopy?

Không có một khoảng thời gian cố định phù hợp cho tất cả các loại máy. Lịch bảo trì phụ thuộc vào model máy, tuổi máy, số lượng bản in và môi trường sử dụng.

Có thể tham khảo:

Máy sử dụng ít

Nếu chỉ in vài chục trang mỗi ngày, nên kiểm tra và vệ sinh máy định kỳ khoảng 3–6 tháng/lần.

Máy văn phòng sử dụng thường xuyên

Với máy in hoặc photocopy hoạt động hàng ngày, nên kiểm tra khoảng 1–3 tháng/lần, tùy sản lượng.

Máy photocopy công suất lớn

Những máy phục vụ doanh nghiệp, trường học hoặc dịch vụ photocopy có sản lượng cao nên được theo dõi số counter và thực hiện bảo trì theo chu kỳ của nhà sản xuất.

Máy có dấu hiệu bất thường

Không nên chờ đến kỳ bảo trì nếu máy xuất hiện:

• Kẹt giấy liên tục.
• Bản in xấu.
• Tiếng kêu lớn.
• Mùi khét.
• Máy báo lỗi.
• Kéo nhiều tờ giấy cùng lúc.
• Không kéo được giấy.
• Mực bị rò rỉ.

Trong trường hợp này nên kiểm tra ngay để tránh hư hỏng nặng hơn.

3. Chuẩn bị dụng cụ trước khi bảo trì

Trước khi vệ sinh máy, cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ.

Một bộ dụng cụ cơ bản có thể gồm:

• Khăn mềm không xơ.
• Cọ mềm.
• Chổi vệ sinh máy.
• Máy hút bụi chuyên dụng nếu có.
• Bóng thổi bụi.
• Dung dịch vệ sinh phù hợp.
• Găng tay.
• Khay đựng ốc vít.
• Tua vít phù hợp.
• Nhíp.
• Giấy vệ sinh chuyên dụng cho máy in.
• Linh kiện thay thế khi cần thiết.

Lưu ý: Không nên sử dụng khăn quá ướt hoặc xịt trực tiếp dung dịch vệ sinh vào bên trong máy.

Nước hoặc hóa chất lọt vào bo mạch có thể gây chập điện hoặc làm hỏng linh kiện.

4. Bước 1: Tắt máy và ngắt nguồn điện

Đây là bước quan trọng nhất trước khi vệ sinh.

Hãy:

1. Tắt máy bằng nút nguồn.
2. Chờ máy hoàn tất quá trình tắt.
3. Rút dây nguồn.
4. Chờ máy nguội trước khi thao tác bên trong.

Đối với máy photocopy laser, cụm sấy có thể đạt nhiệt độ rất cao. Nếu vừa sử dụng xong mà mở máy ngay, người dùng có thể bị bỏng hoặc làm hỏng linh kiện khi thao tác.

Không nên tháo các bộ phận bên trong khi máy vẫn đang cấp điện nếu không có chuyên môn kỹ thuật.

5. Bước 2: Vệ sinh bên ngoài máy

Bên ngoài máy cũng cần được vệ sinh thường xuyên.

Dùng khăn mềm lau:

• Nắp máy.
• Bảng điều khiển.
• Khay giấy.
• Mặt trước.
• Mặt hông.
• Khu vực đặt giấy.
• Các khe thông gió.

Không nên dùng khăn quá ướt.

Đặc biệt, khu vực màn hình cảm ứng và bảng điều khiển cần được lau nhẹ nhàng.

Không xịt trực tiếp dung dịch lên màn hình.

6. Bước 3: Vệ sinh mặt kính máy photocopy

Đối với máy photocopy, mặt kính là bộ phận cần được quan tâm đặc biệt.

Nếu mặt kính có bụi hoặc dấu vân tay, bản photocopy có thể xuất hiện:

• Sọc.
• Chấm đen.
• Vệt mờ.
• Hình ảnh không rõ.

Cách vệ sinh:

1. Mở nắp bộ phận scan.
2. Dùng khăn mềm lau toàn bộ mặt kính.
3. Lau nhẹ theo chiều ngang hoặc dọc.
4. Kiểm tra các góc kính.
5. Lau lại bằng khăn khô.

Không sử dụng vật cứng để cạo bụi hoặc vết bẩn trên kính.

Nếu mặt kính có vết keo hoặc mực khó vệ sinh, nên sử dụng dung dịch phù hợp và thao tác cẩn thận.

7. Bước 4: Kiểm tra và vệ sinh khay giấy

Khay giấy là nơi thường tích tụ bụi giấy.

Hãy lấy toàn bộ giấy ra khỏi khay rồi kiểm tra:

• Giấy có bị ẩm không?
• Giấy có bị cong không?
• Có dị vật trong khay không?
• Thanh chỉnh khổ giấy có đúng vị trí không?
• Có bụi giấy tích tụ không?

Dùng cọ hoặc bóng thổi để làm sạch bụi.

Không nên sử dụng giấy quá ẩm, quá cũ hoặc bị cong vênh vì có thể làm tăng nguy cơ kẹt giấy.

8. Bước 5: Kiểm tra hệ thống kéo giấy

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến máy in bị lỗi là roller kéo giấy bị mòn hoặc bám bụi.

Các bộ phận cần kiểm tra gồm:

• Pickup roller.
• Feed roller.
• Separation pad.
• Separation roller.

Khi roller bị bẩn hoặc mòn, máy có thể:

• Không kéo được giấy.
• Kéo 2–3 tờ cùng lúc.
• Kéo giấy lệch.
• Kẹt giấy.

Nếu roller chỉ bám bụi, có thể vệ sinh bằng phương pháp phù hợp.

Nếu bề mặt cao su đã chai, nứt hoặc mòn nhiều thì nên thay mới thay vì cố sử dụng tiếp.

9. Bước 6: Kiểm tra đường đi của giấy

Đường giấy cần được kiểm tra cẩn thận.

Tìm các mảnh giấy nhỏ bị mắc lại tại:

• Khay giấy.
• Cụm kéo giấy.
• Cụm đảo mặt.
• Cụm sấy.
• Khu vực ra giấy.

Một mảnh giấy nhỏ còn sót lại cũng có thể khiến máy tiếp tục báo kẹt.

Khi lấy giấy kẹt, không nên giật mạnh.

Hãy xác định hướng di chuyển của giấy và lấy giấy theo hướng phù hợp để hạn chế làm rách giấy hoặc gây hư hỏng bộ phận bên trong.

10. Bước 7: Kiểm tra hộp mực

Đối với máy in laser và photocopy, hộp mực là bộ phận quan trọng.

Kiểm tra:

• Lượng toner.
• Tình trạng hộp mực.
• Có rò rỉ mực không?
• Hộp mực có bị nứt không?
• Bánh răng có hoạt động bình thường không?

Nếu hộp mực bị rò toner, không nên tiếp tục sử dụng lâu dài vì toner có thể phát tán vào bên trong máy.

Đối với máy photocopy, việc nạp mực cần sử dụng đúng loại toner phù hợp với model máy.

Không nên trộn các loại toner không tương thích.

11. Bước 8: Kiểm tra cụm trống

Cụm trống có vai trò quan trọng trong quá trình tạo ảnh trên máy in laser và photocopy.

Khi trống bị mòn hoặc hư hỏng, bản in có thể xuất hiện:

• Vệt đen.
• Chấm đen lặp lại.
• Bóng chữ.
• Nền xám.
• Bản in không đều.

Tuổi thọ trống phụ thuộc vào từng model và điều kiện sử dụng.

Không nên tự ý dùng vật cứng chạm vào bề mặt trống vì có thể làm xước trống.

Nếu trống đã xuống cấp, nên thay đúng linh kiện phù hợp.

12. Bước 9: Kiểm tra gạt mực

Gạt mực có nhiệm vụ làm sạch lượng toner còn lại trên bề mặt trống.

Nếu gạt mực bị mòn, chai hoặc hư hỏng, máy có thể xuất hiện:

• Sọc đen.
• Nền xám.
• Mực thừa.
• Vệt lặp lại trên bản in.

Đây là bộ phận cần được kiểm tra khi máy xuất hiện tình trạng bản in ngày càng xấu.

13. Bước 10: Vệ sinh cụm sấy

Cụm sấy là một trong những bộ phận quan trọng nhất của máy laser và photocopy.

Nhiệm vụ của cụm sấy là dùng nhiệt và áp lực để cố định toner lên giấy.

Các dấu hiệu cụm sấy có vấn đề:

• Mực dễ bị bong.
• Mực bị lem.
• Giấy nhăn.
• Máy kẹt giấy tại cụm sấy.
• Có tiếng kêu bất thường.
• Bản in không bám mực tốt.

Cụm sấy có thể rất nóng trong quá trình hoạt động.

Không nên tự tháo cụm sấy khi chưa có kiến thức kỹ thuật.

Khi bảo trì chuyên sâu, kỹ thuật viên có thể kiểm tra:

• Lô sấy.
• Lô ép.
• Film sấy.
• Bạc đạn.
• Bánh răng.
• Cảm biến nhiệt.
• Thanh nhiệt.

Nếu những bộ phận này bị mòn, cần thay thế phù hợp.

14. Bước 11: Vệ sinh hệ thống quang học

Máy photocopy sử dụng hệ thống quang học để quét và tạo ảnh.

Bụi bẩn trong khu vực này có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản photocopy.

Tùy từng model, kỹ thuật viên có thể kiểm tra:

• Gương quét.
• Kính quang học.
• Cụm laser.
• Khu vực scanner.

Đây là phần không nên tùy tiện tháo nếu không có chuyên môn vì cấu tạo giữa các dòng máy rất khác nhau.

15. Bước 12: Kiểm tra bộ phận scan và ADF

Máy photocopy có bộ nạp bản gốc tự động ADF thường sử dụng nhiều hơn so với kính phẳng.

Cần kiểm tra:

• Roller kéo giấy ADF.
• Separation pad.
• Kính scan.
• Đường dẫn giấy.
• Cảm biến giấy.

Nếu ADF bẩn, máy có thể:

• Kéo nhiều tờ.
• Không kéo bản gốc.
• Kéo lệch.
• Kẹt bản gốc.

Nên vệ sinh ADF định kỳ, đặc biệt với văn phòng có nhu cầu scan và photocopy số lượng lớn.

16. Bước 13: Kiểm tra bộ phận đảo mặt

Nếu máy có chức năng in hoặc photocopy hai mặt, bộ phận duplex cần được kiểm tra.

Các lỗi thường gặp:

• Kẹt giấy khi đảo mặt.
• In mặt thứ hai bị lệch.
• Máy không nhận giấy quay lại.
• Giấy bị nhăn.

Bụi giấy và mảnh giấy nhỏ có thể ảnh hưởng đến cảm biến và roller.

17. Bước 14: Kiểm tra cảm biến

Cảm biến giúp máy xác định vị trí giấy và trạng thái các bộ phận.

Một số cảm biến có thể liên quan đến:

• Khay giấy.
• Đường giấy.
• Vị trí giấy.
• Nắp máy.
• Cụm sấy.
• ADF.

Nếu cảm biến bị bụi hoặc hoạt động không ổn định, máy có thể báo lỗi dù không thực sự có giấy kẹt.

Vì vậy, khi máy liên tục báo lỗi kẹt giấy nhưng kiểm tra không thấy giấy, cần kiểm tra hệ thống cảm biến.

18. Bước 15: Kiểm tra bánh răng và hệ thống truyền động

Máy in và máy photocopy có nhiều bánh răng hoạt động liên tục.

Khi bánh răng bị mòn hoặc thiếu bôi trơn phù hợp, máy có thể phát ra:

• Tiếng rít.
• Tiếng lạch cạch.
• Tiếng kêu lớn khi kéo giấy.
• Tiếng động bất thường khi in.

Không nên tự ý tra dầu hoặc mỡ vào mọi vị trí.

Sử dụng sai loại dầu hoặc bôi quá nhiều có thể làm hỏng các bộ phận khác và gây bám bụi.

19. Bước 16: Kiểm tra nguồn điện và bo mạch

Đối với máy sử dụng lâu năm, kỹ thuật viên nên kiểm tra:

• Dây nguồn.
• Jack kết nối.
• Board nguồn.
• Board điều khiển.
• Các đầu cắm.
• Dấu hiệu cháy nóng.
• Tụ điện hoặc linh kiện bất thường.

Nếu máy có mùi khét, chập chờn hoặc tự tắt, không nên tiếp tục sử dụng.

Hãy ngắt nguồn và gọi kỹ thuật viên kiểm tra.

20. Bước 17: Kiểm tra phần mềm và driver

Không phải tất cả lỗi máy in đều do phần cứng.

Một số vấn đề có thể xuất phát từ:

• Driver.
• Kết nối mạng.
• Máy tính.
• Cấu hình IP.
• Print spooler.
• Phần mềm điều khiển.

Nếu máy vẫn hoạt động bình thường nhưng máy tính không gửi lệnh in được, cần kiểm tra cả hệ thống kết nối.

Đối với máy photocopy văn phòng có kết nối mạng, nên kiểm tra:

• Địa chỉ IP.
• Kết nối LAN.
• Driver.
• Scan to Folder.
• Scan to Email nếu có sử dụng.

21. Bảo trì máy in màu cần lưu ý gì?

Máy in màu có nhiều hộp mực hoặc hệ thống màu khác nhau.

Cần chú ý:

• Mực đen.
• Cyan.
• Magenta.
• Yellow.

Nếu một màu bị thiếu hoặc đầu phun có vấn đề, màu sắc trên bản in sẽ thay đổi.

Đối với máy phun màu, nên sử dụng máy thường xuyên ở mức phù hợp để hạn chế tình trạng đầu phun bị khô.

Nếu máy đã lâu không sử dụng và đầu phun bị tắc nghiêm trọng, không nên liên tục chạy cleaning quá nhiều lần vì có thể tiêu tốn lượng mực đáng kể.

22. Những lỗi thường gặp và nguyên nhân

Máy không kéo giấy

Có thể do:

• Roller bẩn.
• Roller mòn.
• Giấy ẩm.
• Khay giấy đặt sai.
• Cảm biến lỗi.

Máy kéo nhiều tờ

Nguyên nhân thường liên quan đến:

• Separation pad mòn.
• Roller kéo giấy bị mòn.
• Giấy bị ẩm hoặc dính vào nhau.

Bản in bị sọc đen

Có thể liên quan đến:

• Trống.
• Gạt mực.
• Hộp mực.
• Cụm quang học.
• Toner.

Bản in bị mờ

Có thể do:

• Toner gần hết.
• Toner không phù hợp.
• Trống xuống cấp.
• Cụm sấy hoạt động không đúng.
• Cao áp hoặc hệ thống tạo ảnh có vấn đề.

Bản in bị lem

Có thể liên quan đến:

• Cụm sấy.
• Toner.
• Trống.
• Giấy.
• Nhiệt độ sấy không phù hợp.

Máy kêu lớn

Cần kiểm tra:

• Bánh răng.
• Roller.
• Cụm sấy.
• Motor.
• Cơ cấu truyền động.

23. Lịch bảo trì máy in, máy photocopy tham khảo

Có thể xây dựng lịch bảo trì như sau:

Hàng ngày

• Kiểm tra giấy.
• Kiểm tra tình trạng bản in.
• Vệ sinh khu vực đặt giấy.
• Xử lý kẹt giấy đúng cách.

Hàng tuần

• Lau bên ngoài máy.
• Vệ sinh mặt kính photocopy.
• Kiểm tra khay giấy.
• Kiểm tra bụi giấy.

Hàng tháng

• Kiểm tra roller.
• Kiểm tra đường giấy.
• Kiểm tra hộp mực.
• Kiểm tra chất lượng bản in.
• Kiểm tra ADF nếu có.

3–6 tháng

• Bảo trì tổng thể tùy sản lượng.
• Kiểm tra cụm kéo giấy.
• Kiểm tra trống.
• Kiểm tra cụm sấy.
• Kiểm tra các bộ phận hao mòn.

Theo số lượng bản in

Với máy photocopy công suất lớn, nên theo dõi counter để lên lịch bảo trì và thay thế vật tư theo tình trạng thực tế của máy.

24. Những sai lầm cần tránh khi bảo trì

Không vệ sinh khi máy còn nóng

Đặc biệt nguy hiểm đối với cụm sấy.

Không dùng khăn ướt quá mức

Nước có thể gây chập mạch.

Không dùng khí nén tùy tiện

Thổi bụi mạnh có thể khiến bụi lọt sâu hơn vào các bộ phận nhạy cảm.

Không dùng toner không phù hợp

Toner không đúng loại có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản in và các bộ phận bên trong.

Không tháo máy khi không hiểu cấu tạo

Máy photocopy có cấu tạo phức tạp hơn nhiều so với việc vệ sinh bên ngoài.

Không cố sử dụng máy khi có mùi khét

Cần ngắt nguồn và kiểm tra ngay.

25. Khi nào nên gọi kỹ thuật viên?

Người dùng có thể tự thực hiện các công việc đơn giản như:

• Lau vỏ máy.
• Vệ sinh mặt kính.
• Làm sạch khay giấy.
• Kiểm tra giấy.
• Lấy giấy kẹt đúng cách.

Tuy nhiên, nếu liên quan đến:

• Cụm sấy.
• Bo mạch.
• Laser.
• Trống.
• Hệ thống cao áp.
• Motor.
• Bánh răng.
• Lỗi mã hệ thống.
• Tháo máy sâu.

thì nên để kỹ thuật viên chuyên nghiệp kiểm tra.

Việc tự tháo máy không đúng kỹ thuật có thể khiến một lỗi nhỏ trở thành hư hỏng lớn.

26. Lợi ích của bảo trì định kỳ

Bảo trì đúng cách mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Thứ nhất – tăng tuổi thọ thiết bị.

Máy được vệ sinh và thay vật tư đúng thời điểm sẽ giảm tình trạng các bộ phận bị làm việc quá tải.

Thứ hai – giảm kẹt giấy.

Đường giấy và roller sạch giúp máy hoạt động ổn định hơn.

Thứ ba – cải thiện chất lượng bản in.

Trống, gạt mực, cụm sấy và hệ thống quang học được kiểm tra thường xuyên sẽ giúp hạn chế các lỗi bản in.

Thứ tư – giảm chi phí sửa chữa.

Phát hiện linh kiện có dấu hiệu xuống cấp sớm thường dễ xử lý hơn việc chờ đến khi linh kiện hỏng hoàn toàn.

Thứ năm – hạn chế gián đoạn công việc.

Đối với doanh nghiệp, máy photocopy hoặc máy in ngừng hoạt động có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.

27. Kết luận

Bảo trì máy in và máy photocopy là công việc cần thiết nếu doanh nghiệp muốn duy trì hiệu suất, chất lượng bản in và tuổi thọ thiết bị.

Những việc đơn giản như vệ sinh mặt kính, lau bên ngoài, kiểm tra giấy và khay giấy có thể thực hiện thường xuyên. Tuy nhiên, các bộ phận chuyên sâu như cụm sấy, trống, hệ thống quang học, bánh răng, cảm biến và bo mạch nên được kiểm tra bởi kỹ thuật viên có kinh nghiệm.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên đợi đến khi máy hỏng hoàn toàn mới bảo trì. Một kế hoạch bảo trì định kỳ dựa trên thời gian sử dụng và số lượng bản in sẽ giúp chủ động hơn về chi phí và hạn chế thời gian máy ngừng hoạt động.

Phát Đạt Tech cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa, mua bán và cho thuê máy in, máy photocopy, hỗ trợ doanh nghiệp, văn phòng, trường học và cửa hàng trong việc duy trì thiết bị in ấn hoạt động ổn định.

📞 Hotline: 0906 549 456
🌐 Website: phatdattech.com
📍 Phát Đạt Tech – Giải pháp máy in, máy photocopy cho doanh nghiệp.