1. Máy photocopy, máy in bị kẹt giấy liên tục

Dấu hiệu nhận biết

Kẹt giấy là một trong những sự cố phổ biến nhất. Khi xảy ra lỗi, máy có thể dừng giữa chừng, trên màn hình xuất hiện thông báo Paper Jam hoặc biểu tượng cảnh báo. Tờ giấy có thể bị kẹt tại khay giấy, đường dẫn giấy, bộ phận đảo mặt, cụm sấy hoặc khay nạp bản gốc ADF.

Nguyên nhân có thể đến từ giấy bị ẩm, cong, nhăn, chất lượng giấy không phù hợp, khay giấy đặt sai hoặc bánh xe kéo giấy đã bị mòn. Các vật nhỏ như ghim giấy, mảnh giấy vụn cũng có thể làm cản trở đường đi của giấy.

Cách xử lý nhanh

Trước tiên, hãy dừng lệnh in hoặc photocopy. Nếu máy đang hoạt động ở khu vực có nhiệt độ cao như cụm sấy, cần chờ máy nguội trước khi thao tác.

Sau đó:

• Kiểm tra màn hình để xác định vị trí máy báo kẹt.
• Mở đúng nắp hoặc cửa theo hướng dẫn của máy.
• Nhẹ nhàng lấy giấy theo chiều di chuyển của giấy.
• Kiểm tra xem còn mảnh giấy nhỏ hoặc góc giấy rách bên trong hay không.
• Kiểm tra khay giấy và chỉnh lại thanh chặn giấy.
• Thay giấy mới nếu giấy đang sử dụng bị ẩm, cong hoặc nhăn.
• Kiểm tra và vệ sinh bánh xe kéo giấy nếu máy thường xuyên không kéo được giấy.

Không nên dùng vật sắc nhọn để cạy giấy vì có thể làm xước linh kiện hoặc làm hỏng cảm biến.

Nếu đã lấy hết giấy nhưng máy vẫn liên tục báo kẹt, có thể đây không còn là lỗi giấy đơn thuần mà liên quan đến cảm biến, bánh xe kéo giấy hoặc bộ phận dẫn giấy. Trường hợp này nên để kỹ thuật viên kiểm tra.

2. Bản in bị mờ, nhạt hoặc không đều mực

Dấu hiệu nhận biết

Bản photocopy hoặc bản in xuất hiện chữ nhạt, không đều, một phần trang đậm nhưng phần khác lại rất mờ. Một số trường hợp toàn bộ trang đều nhạt dù máy vẫn báo còn mực.

Đây là tình trạng thường liên quan đến lượng mực, trống, gạt mực hoặc cụm từ của máy photocopy. Với máy đã hoạt động trong thời gian dài, các vật tư tiêu hao có thể xuống cấp và làm chất lượng bản in giảm rõ rệt.

Cách xử lý nhanh

Đầu tiên, kiểm tra thông báo trên màn hình máy xem máy có cảnh báo hết mực hay không.

Nếu máy sử dụng hộp mực, kiểm tra hộp mực và tình trạng mực. Với một số dòng máy photocopy sử dụng hệ thống cấp mực riêng, cần kiểm tra lượng mực và cụm từ theo đúng quy trình của từng model.

Tiếp theo, có thể kiểm tra:

• Mực có còn đủ hay không.
• Hộp mực có được lắp đúng vị trí không.
• Trống có dấu hiệu mòn hoặc xước không.
• Gạt mực có bị bẩn hoặc xuống cấp không.
• Cụm từ có hoạt động bình thường không.
• Chất lượng giấy có phù hợp với máy không.

Nếu bản in vẫn mờ sau khi đã bổ sung mực hoặc thay mực phù hợp, không nên tiếp tục đổ mực nhiều lần để cố cải thiện chất lượng. Nguyên nhân có thể nằm ở trống, gạt hoặc cụm từ và cần kiểm tra vật tư.

Đối với các máy photocopy văn phòng chạy số lượng lớn, việc bảo dưỡng định kỳ sẽ giúp phát hiện vật tư xuống cấp trước khi chất lượng bản in bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

3. Bản in xuất hiện sọc đen, sọc trắng hoặc vệt mực

Dấu hiệu nhận biết

Một lỗi rất dễ nhận biết là bản in xuất hiện đường đen hoặc trắng chạy dọc, ngang theo chiều giấy. Một số trường hợp có thể xuất hiện các chấm đen lặp lại trên nhiều bản in.

Nếu vệt xuất hiện cố định ở cùng một vị trí, nguyên nhân thường liên quan đến hệ thống tạo ảnh hoặc bộ phận quét. Trống bị xước, gạt mực xuống cấp hoặc các bộ phận tiếp xúc với giấy bị bẩn đều có thể gây ra hiện tượng này.

Cách xử lý

Trước tiên, hãy thử kiểm tra kính scan và vệ sinh bề mặt kính bằng khăn mềm sạch. Với máy photocopy có ADF, cần kiểm tra cả phần kính nhỏ dành cho quá trình quét bản gốc qua bộ nạp tự động.

Nếu kính scan bị bụi hoặc có vết bẩn, bản photocopy có thể xuất hiện một đường sọc tương ứng trên bản sao.

Nếu vệ sinh kính nhưng bản in từ máy tính vẫn có sọc, nguyên nhân nhiều khả năng nằm ở hệ thống in như drum, gạt hoặc cụm mực.

Một số bước kiểm tra:

• Vệ sinh kính scan.
• Kiểm tra bản in thử trực tiếp từ máy.
• Kiểm tra drum nếu có dấu hiệu xước.
• Kiểm tra gạt mực.
• Kiểm tra cụm mực và cụm từ.
• Kiểm tra xem vệt có lặp lại theo chu kỳ hay không.

Nếu drum bị xước hoặc vật tư đã hết tuổi thọ, giải pháp phù hợp thường là thay thế thay vì tiếp tục vệ sinh.

Đặc biệt, không nên tự tháo cụm drum hoặc cụm sấy nếu chưa có kinh nghiệm. Việc tháo lắp sai có thể làm ảnh hưởng đến nhiều linh kiện khác.

4. Máy không nhận giấy hoặc kéo nhiều tờ cùng lúc

Đây là lỗi khá phổ biến ở những máy photocopy và máy in đã sử dụng lâu ngày.

Biểu hiện

Máy đã có giấy trong khay nhưng khi ra lệnh in lại không kéo giấy. Trường hợp khác, máy kéo cùng lúc 2–3 tờ hoặc nhiều tờ khiến giấy bị kẹt.

Nguyên nhân thường liên quan đến giấy và hệ thống kéo giấy. Giấy bị ẩm, các tờ dính vào nhau, bánh xe kéo giấy bị bẩn hoặc mòn, bộ phận tách giấy hoạt động không tốt đều có thể gây ra hiện tượng này.

Cách xử lý nhanh

Lấy toàn bộ giấy trong khay ra và kiểm tra chất lượng giấy. Không nên tiếp tục sử dụng giấy bị ẩm, cong hoặc nhàu.

Sau đó:

1. Xếp lại giấy ngay ngắn.
2. Quạt nhẹ tập giấy để các tờ không dính vào nhau.
3. Không đổ giấy vượt quá vạch giới hạn của khay.
4. Điều chỉnh thanh chặn giấy vừa sát với khổ giấy.
5. Kiểm tra bánh xe kéo giấy.
6. Vệ sinh bánh xe nếu bị bám bụi.
7. Thử bằng một tập giấy mới, khô và phẳng.

Nếu máy vẫn không nhận giấy sau khi đã thay giấy và vệ sinh, bánh xe kéo giấy có thể đã bị chai hoặc mòn. Một số tài liệu kỹ thuật cũng xác định lô kéo bị mòn là một nguyên nhân phổ biến khiến máy không kéo được giấy.

Trong trường hợp này, thay lô kéo hoặc bộ phận tách giấy đúng chủng loại sẽ giúp máy hoạt động ổn định hơn.

5. Máy không nhận lệnh in, không kết nối được với máy tính

Không phải tất cả lỗi máy in đều xuất phát từ phần cơ khí. Nhiều trường hợp máy hoạt động bình thường nhưng máy tính không gửi được tài liệu.

Dấu hiệu

Người dùng nhấn Print nhưng máy không chạy. Tài liệu nằm lâu trong hàng đợi in hoặc xuất hiện trạng thái Offline. Máy tính có thể không tìm thấy máy photocopy qua mạng LAN hoặc Wi-Fi.

Nguyên nhân có thể liên quan đến cáp kết nối, địa chỉ IP, driver, hàng đợi in hoặc kết nối mạng. Một số tài liệu hướng dẫn xử lý lỗi photocopy cũng xếp vấn đề kết nối mạng, driver và máy bị treo vào nhóm sự cố cần kiểm tra trước khi gọi kỹ thuật.

Cách xử lý nhanh

Hãy kiểm tra theo thứ tự:

• Kiểm tra máy photocopy đã bật và ở trạng thái Ready chưa.
• Kiểm tra cáp USB hoặc dây mạng.
• Nếu sử dụng mạng LAN, kiểm tra kết nối mạng.
• Kiểm tra máy in đã được chọn đúng trong phần Print hay chưa.
• Xóa các lệnh in đang bị treo.
• Khởi động lại máy tính và máy photocopy.
• Kiểm tra driver máy in.
• Nếu máy sử dụng địa chỉ IP cố định, kiểm tra lại địa chỉ IP.

Nếu máy tính vẫn không nhận thiết bị, có thể cần cài lại driver hoặc kiểm tra cấu hình mạng.

Đối với doanh nghiệp sử dụng máy photocopy qua mạng cho nhiều máy tính, nên để kỹ thuật viên kiểm tra toàn bộ hệ thống nếu lỗi xảy ra đồng thời trên nhiều máy trạm.

Một số mã lỗi máy photocopy cần đặc biệt lưu ý

Ngoài 5 lỗi cơ bản kể trên, máy photocopy Ricoh, Toshiba và Canon còn có thể hiển thị các mã lỗi trên màn hình. Những mã này thường giúp kỹ thuật viên xác định khu vực xảy ra sự cố.

Ví dụ, một số mã SC trên Ricoh có thể liên quan đến cụm sấy, cảm biến hoặc các bộ phận điều khiển. Một số dòng Toshiba cũng có các mã C/F liên quan đến cụm sấy, scan hoặc hệ thống điều khiển. Tuy nhiên, mã lỗi phụ thuộc vào từng model nên không nên áp dụng một cách xử lý cho tất cả các dòng máy.

Khi máy báo lỗi, người dùng nên chụp lại màn hình mã lỗi và cung cấp chính xác model máy cho kỹ thuật viên. Đây là cách nhanh nhất để xác định hướng kiểm tra.

Đặc biệt, với những lỗi liên quan đến cụm sấy, nguồn điện, bo mạch hoặc các bộ phận có nhiệt độ cao, người dùng không nên tự tháo máy nếu không có chuyên môn.

Khi nào nên tự xử lý và khi nào cần gọi kỹ thuật?

Không phải lỗi nào cũng nên tự sửa.

Người dùng có thể tự xử lý những vấn đề đơn giản như thay giấy, lấy giấy kẹt đúng cách, vệ sinh kính scan, kiểm tra dây kết nối hoặc khởi động lại máy.

Ngược lại, nên liên hệ kỹ thuật viên khi:

• Máy liên tục báo lỗi dù đã khởi động lại.
• Máy kẹt giấy nhiều lần trong ngày.
• Có mùi khét hoặc tiếng động bất thường.
• Bản in bị sọc dù đã vệ sinh.
• Máy báo lỗi liên quan đến cụm sấy.
• Máy không lên nguồn.
• Máy tự tắt hoặc tự khởi động lại.
• Máy báo lỗi bo mạch, motor hoặc cảm biến.
• Chất lượng bản in giảm nghiêm trọng.
• Máy hoạt động không ổn định sau khi đã thay vật tư.

Việc cố gắng tự tháo các bộ phận quan trọng có thể khiến lỗi ban đầu trở nên nghiêm trọng hơn. Một số nguồn hướng dẫn kỹ thuật cũng khuyến cáo người dùng nên gọi kỹ thuật viên khi lỗi liên quan đến phần cứng hoặc máy vẫn không hoạt động sau các bước kiểm tra cơ bản.

Cách hạn chế lỗi máy photocopy, máy in

Phòng ngừa luôn tốt hơn sửa chữa. Một số thói quen đơn giản có thể giúp thiết bị hoạt động ổn định hơn.

Thứ nhất, sử dụng giấy phù hợp. Không nên sử dụng giấy ẩm, nhàu hoặc đã bị cong. Giấy nên được bảo quản ở nơi khô ráo, tránh tiếp xúc trực tiếp với hơi ẩm.

Thứ hai, vệ sinh máy định kỳ. Bụi giấy và mực thải tích tụ lâu ngày có thể ảnh hưởng đến chất lượng bản in cũng như hệ thống kéo giấy.

Thứ ba, sử dụng mực phù hợp. Mực không phù hợp hoặc chất lượng kém có thể làm ảnh hưởng đến drum, gạt và các bộ phận tạo ảnh.

Thứ tư, không ép máy hoạt động quá tải. Với doanh nghiệp có nhu cầu in số lượng lớn, nên lựa chọn máy có công suất phù hợp thay vì sử dụng máy nhỏ cho khối lượng công việc quá lớn.

Thứ năm, bảo dưỡng định kỳ. Kiểm tra drum, gạt, lô kéo, cụm sấy, cụm từ và các bộ phận liên quan sẽ giúp phát hiện sớm những linh kiện sắp hết tuổi thọ.

Phát Đạt Tech – Sửa chữa, mua bán và cho thuê máy photocopy

Nếu doanh nghiệp, văn phòng hoặc cửa hàng của bạn thường xuyên gặp tình trạng máy photocopy bị kẹt giấy, bản in mờ, sọc đen, không nhận giấy, không nhận lệnh in hoặc báo mã lỗi, việc xác định đúng nguyên nhân ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.

CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT TECH cung cấp các giải pháp mua bán, cho thuê và sửa chữa máy photocopy, máy in, phục vụ doanh nghiệp, trường học, cửa hàng và văn phòng.

Phát Đạt Tech hỗ trợ các dòng máy phổ biến như Ricoh, Toshiba, Canon và nhiều thiết bị văn phòng khác. Bên cạnh sửa chữa, công ty còn cung cấp máy photocopy đã qua sử dụng, máy in và giải pháp cho thuê phù hợp với nhu cầu thực tế.

Dịch vụ của Phát Đạt Tech

• Sửa chữa máy photocopy tại nơi.
• Sửa máy in văn phòng.
• Xử lý lỗi kẹt giấy, không nhận giấy.
• Xử lý bản in mờ, sọc đen, lem mực.
• Kiểm tra và thay thế drum, gạt, lô kéo, cụm sấy và vật tư phù hợp.
• Kiểm tra lỗi kết nối máy photocopy với máy tính.
• Bảo trì, vệ sinh máy photocopy định kỳ.
• Mua bán máy photocopy Ricoh, Toshiba, Canon.
• Cho thuê máy photocopy cho doanh nghiệp, văn phòng và trường học.

Hotline: 0906 549 456

CÔNG TY TNHH PHÁT ĐẠT TECH

Website: phatdattech.com